Hausbetreuung, Hausverwaltung, Administrador de Fincas: Wer macht was?

Warum werden diese Rollen so oft verwechselt?

Hausbetreuung, Hausverwaltung, Administrador de Fincas, Vermietungsagentur und Hausmeister werden verwechselt, weil sie sich alle irgendwie um eine Immobilie kümmern, aber für verschiedene Auftraggeber arbeiten. Der Administrador arbeitet für die Comunidad, die Agentur für Ihre Vermietung, der Hausmeister für die Gemeinschaftsanlage, die Hausbetreuung für Ihr privates Haus. Wer das nicht trennt, erlebt Lücken.

Hinzu kommt die Sprache. Das deutsche Wort Hausverwaltung meint in Deutschland meist die WEG-Verwaltung oder die Mietverwaltung. In Spanien entspricht der WEG-Verwaltung eher der Administrador de Fincas, während Anbieter, die sich auf Deutsch Hausverwaltung nennen, sehr unterschiedliche Dinge anbieten. Englische Begriffe wie Property Management oder Property Care machen es nicht einfacher.

Wer ist wofür zuständig? Der Vergleich

Zusätzlich gibt es den Gestor oder Asesor für Steuern und Behördengänge. Er bearbeitet zum Beispiel Steuererklärungen für Nichtresidenten oder Anträge, kümmert sich aber nicht um das Haus selbst.

Was macht ein Administrador de Fincas genau?

Ein Administrador de Fincas verwaltet im Auftrag einer Eigentümergemeinschaft die gemeinsamen Teile einer Wohnanlage oder Urbanización. Er erstellt Budget und Abrechnung, zieht Beiträge ein, bereitet die Eigentümerversammlung vor, führt Protokolle und setzt Beschlüsse um, etwa Reparaturen am Dach oder Verträge für Gemeinschaftspool und Garten.

Für Sie als Eigentümer ist der Administrador eine wichtige Anlaufstelle, wenn es um die Gemeinschaft geht: Beschlüsse, Hausordnung, Sonderumlagen, Schäden an Gemeinschaftsteilen. Er ist aber kein Ansprechpartner für den tropfenden Wasserhahn in Ihrer Küche. Wie die Comunidad aufgebaut ist und welche Rechte und Pflichten Sie dort haben, erklärt der Beitrag Die Comunidad de Propietarios einfach erklärt.

Was leistet eine Hausbetreuung, was die anderen nicht leisten?

Eine Hausbetreuung leistet regelmäßige, dokumentierte Präsenz in Ihrem privaten Haus, während Sie weg sind. Sie öffnet Fenster und lüftet, prüft Wasser, Strom, Feuchtigkeit und Sicherheit, verwahrt Schlüssel, lässt Handwerker herein und berichtet Ihnen mit Fotos. Diese Aufgaben liegen weder beim Administrador noch beim Hausmeister der Comunidad und bei Vermietungsagenturen oft nur während der Saison.

Der Kern einer Hausbetreuung ist die Hauskontrolle: ein strukturierter Rundgang, der kleine Probleme findet, bevor sie groß werden. Wie oft ein solcher Rundgang sinnvoll ist, beantwortet der Beitrag Wie oft sollte ein Ferienhaus kontrolliert werden?. Die Verwahrung der Schlüssel und der Zugang für Dritte sind ein eigenes Thema, erklärt unter Was ist ein Schlüsselservice?.

Wo entstehen typische Lücken?

Lücken entstehen dort, wo jeder annimmt, der andere kümmere sich. Drei Situationen sind besonders häufig:

• Leck an der Grenze. Wasser tritt in der Wand zwischen Wohnung und Gemeinschaftsleitung aus. Die Comunidad sieht die Wohnung nicht, die Wohnung ist leer, niemand bemerkt es, bis ein Nachbar Flecken an der Decke meldet.
• Nebensaison bei Vermietung. Die Agentur betreut Gäste von Mai bis Oktober. Von November bis April steht das Haus leer, und niemand hat den Auftrag, nach Starkregen nachzusehen.
• Handwerker ohne Aufsicht. Der Hausmeister der Anlage hat einen Schlüssel für den Technikraum, aber nicht für die Wohnung. Der Installateur kommt, niemand öffnet.

Ein typisches Beispiel

Ein typisches Beispiel: Eine Eigentümerin besitzt ein Apartment in einer Anlage mit Gemeinschaftspool. Sie zahlt Beiträge an die Comunidad, der Administrador schickt Protokolle, ein Gärtner pflegt die Anlage. Sie geht davon aus, dass damit auch ihre Wohnung im Blick ist. Nach einem Unwetter im Herbst drückt Wasser unter der Terrassentür herein. Der Gärtner sieht das nicht, weil er keinen Zutritt hat. Die Eigentümerin erfährt es erst bei ihrer Ankunft im Frühjahr, als der Parkettboden aufgequollen ist. Die Comunidad war zuständig für das Dach, nicht für ihre Terrassentür.

Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?

• Für wen arbeiten Sie: für mich persönlich oder für die Gemeinschaft?
• Betreten Sie mein Haus regelmäßig, auch wenn keine Gäste da sind? Wie oft?
• Was prüfen Sie bei einem Besuch genau, und bekomme ich einen Bericht mit Fotos?
• Wer verwahrt die Schlüssel, und wie wird jede Öffnung dokumentiert?
• Organisieren Sie Handwerker und sind Sie bei den Arbeiten dabei?
• Was passiert nach einem Unwetter oder bei einer Meldung von Nachbarn?
• In welcher Sprache kommunizieren Sie mit mir?
• Was ist ausdrücklich nicht enthalten?

Wie kombinieren Sie die Rollen sinnvoll?

1. Zuständigkeiten aufschreiben. Eine Liste: Comunidad, Administrador, Agentur, Hausbetreuung, Gestor, Versicherung. Wer macht was, mit Telefonnummer.
2. Kontakte vernetzen. Geben Sie Ihrer Hausbetreuung die Kontaktdaten des Administrador und umgekehrt, damit bei Schäden an der Grenze beide schnell sprechen können.
3. Monate ohne Gäste abdecken. Wenn Sie vermieten, klären Sie, wer das Haus in der Nebensaison betreut.
4. Ein Ansprechpartner für das Haus. Für alles innerhalb Ihrer vier Wände sollte es eine feste Person geben, die das Haus kennt.
5. Jährlich überprüfen. Verträge, Kontaktlisten und Schlüssel einmal im Jahr durchgehen.

Häufige Fehler bei der Aufgabenverteilung

• Den Administrador für einen Hausbetreuer halten.
• Einen Anbieter nach dem Titel auswählen statt nach der Aufgabenliste.
• Den Schlüssel beim Hausmeister der Anlage hinterlegen, ohne Regeln für Zutritt und Rückmeldung.
• Annehmen, die Vermietungsagentur übernehme auch vorbeugende Instandhaltung und Reparaturen.
• Keine Vertretung für den eigenen Ansprechpartner vor Ort vereinbaren.

Wo steht Casa Alta in diesem Bild?

Casa Alta ist eine Hausbetreuung. Wir sind kein Administrador de Fincas und keine Vermietungsagentur. Wir kümmern uns um Ihr privates Haus in der Marina Alta, arbeiten dabei auf Wunsch mit Ihrem Administrador, Ihrer Agentur oder Ihren Handwerkern zusammen und sind Ihr fester Ansprechpartner vor Ort. Was bei unseren Kontrollgängen und der Hausbetreuung dazugehört, beschreiben wir auf der Leistungsseite. Einen breiteren Überblick über das Leben mit einem Ferienhaus gibt der große Ratgeber zum Ferienhaus an der Costa Blanca.